Geschäftsunterlagen müssen archiviert werden
Gewerbetreibende und Freiberufler sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Allgemein gelten Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren. Nach § 147 Absatz 1 der Abgabenordnung sind unter anderem die folgenden Unterlagen aufzubewahren:
Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
Empfangene und Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
Buchungsbelege
Praktische Probleme bereitet oft die Einordnung der einzelnen Unterlagen, da beispielsweise nicht jeder versandte Brief einen Geschäftsbrief darstellt.
Die Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie bestimmte Zollunterlagen sind je zehn Jahre aufzubewahren. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen müssen sechs Jahre im Unternehmen vorgehalten werden. Die Fristen beginnen jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder versandt worden sind. Die Fristen können sich in bestimmten Fällen wie beispielsweise bei laufenden Steuerverfahren oder vorläufigen Veranlagungen verlängern.
Im Rahmen der sogenannten "digitalen Betriebsprüfung" ist die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2002 berechtigt, Buchführungsdaten auch in elektronischer Form einzusehen. Entsprechend müssen auch diese Daten zehn Jahre abrufbereit zur Verfügung. Bei Umstellung des EDV-Systems innerhalb eines zehnjährigen Zeitraums ist es daher bei sehr umfangreichen Buchhaltungsdaten unter Umständen erforderlich, einen Einzelplatzrechner mit dem alten EDV-System für eine eventuelle Betriebsprüfung vorzuhalten.
Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen führt dazu, dass eine Buchführung durch das Finanzamt als nicht mehr ordnungsgemäß im Sinne der §§ 140 bis 148 der Abgabenordnung eingestuft werden kann. Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung erlaubt es dem Finanzamt, die Besteuerungsgrundlagen eines Steuerpflichtigen zu schätzen.
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