Die Einführung von (betriebswirtschaftlicher) Software gliedert sich in bis zu 7 Phasen. Sie bilden den Projektverlauf von der Erfassung der Stammdaten bis hin zum Training-on-the-job ab.

Die nachfolgende Aufgliederung zeigt eine in sich flexible Standardabbildung - ohne Maßnahmen im Bereich der unternehmensinternen Organisationsstruktur auf.

Die Projektdauer bestimmt sich nach den Erfordernissen von Anpassungsarbeiten und liegt durchschnittlich zwischen 2 und 12 Monaten.

1. Presales Consulting/Workshop

Im Rahmen eines - in der Regel mehrtägigen - Workshops werden die Anforderungen des Auftraggebers an das neu anzuschaffende Warenwirtschaftssystem analysiert und die Realisierbarkeit mit den angebotenen Systemen grundlegend überprüft. Die Vorlage eines Grobkonzeptes durch den Auftraggeber ist stets hilfreich. Der Auftraggeber erhält im Vorfeld Consulting-Sheets, die wichtige Informationen zur Aufsetzung des Produktivsystems zusammenfassen und ihm somit eine schnelle und auf das wesentliche beschränkte Aussage ermöglichen. Dies spart Zeit und Kosten.

Am Workshop nehmen in der Regel Experten für die unterschiedlichen Einsatzbereiche (Warenwirtschaft, Produktion, technischer Kundendienst, Finanzbuchhaltung, Controlling, Lohn) teil. Die Workshops finden an Präsentationssystemen statt, soweit möglich unter Zuhilfenahme von Präsentationstechnik. Es erfolgt abschließend eine Kurzdokumentation für den Auftraggeber.

Es kann sinnvoll sein, in dieser Phase einen Besuch bei einem Referenzkunden durchzuführen, um einen Eindruck von der praktischen Umsetzung eines Projektes zu erhalten. Die SOPRA EDV-Informationssysteme GmbH stellt ein Projektteam zusammen und nennt dem Auftraggeber einen verantwortlichen Ansprechpartner (Projektleiter). Dieser steht dem Auftraggeber das gesamte Projekt hindurch als primärer Ansprechpartner zur Verfügung.

Außerdem werden die Ansprechpartner der Fachbereiche (Warenwirtschaft, Produktion, Finanzbuchhaltung, Technischer Kundendienst, Datenbank, ggf. Netzwerktechnologie und Hardware) bestimmt.


2. Modulauswahl, Customizing (Auftragsbeginn)

Auf Grundlage der im Workshop gewonnenen Erkenntnisse können die für den Auftraggeber erforderlichen Module bestimmt werden. Es wird ein Einführungs- und Schulungskonzept in einem Projektplan verbindlich festgelegt.

Es finden weitere Gespräche statt, in den konkreten Einzelheiten wie Waren- und Artikelgruppen, Artikelnummernvergabe, Aufbau eines Konzeptes für die Kostenrechnung mit Kostenstellen und -trägern sowie Umlagen oder Einzelheiten der Auftragsbearbeitung festgelegt werden. Daneben können bereits in dieser Phase die Benutzerberechtigungen festgelegt werden.

In diesem Rahmen werden Anpassungsarbeiten gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt und dokumentiert („Feinkonzept“), auf Wunsche erfolgt eine Konzeptpräsentation.

3. Testsystem

Es wird ein Testsystem aufgesetzt, dass je nach Anforderungen unterschiedlich aufwendig installiert wird. Hierbei ist das noch durchzuführende Customizing in der Regel noch nicht installierbar. Die Testinstallation ermöglicht dem Auftraggeber jedoch eine weitgehende Prüfung, wie seine Geschäftsprozesse abgebildet werden können.

Gegebenenfalls können hier bereits einzelne Punkte der Anpassungsarbeiten durchgeführt werden, z.B. eine Anpassung der Geschäftsbelege und der Auswertungen.

4. Datenübernahme und Ausführung der Anpassungsarbeiten

Vorhandene Daten vorhandener, abzulösender oder zu ergänzender Systeme werden aufgearbeitet und importiert. Die Aufgabe der Datenvorbereitung wird bei einem Großteil der Projekte beim Auftraggeber durchgeführt, da dort in der Regel eine bessere Bewertung der Daten erfolgen kann. Mitarbeiter der SOPRA stehen dabei zur Unterstützung bereit.


Die festgelegten Features werden im Dialog mit dem Auftraggeber implementiert. Anpassungsarbeiten am Programmcode führt SOPRA in enger Abstimmung mit dem Hersteller durch. Sofern Fremdsysteme betroffen sind, werden Schnittstellendefinitionen etc. mit deren Hersteller abgestimmt. Ziel ist eine Standardisierung der Anpassungen, um eine dauernde Releasefähigkeit der Software zu gewährleisten.

Alle Arbeiten werden dokumentiert und dem Auftraggeber in regelmäßigen Zeitabständen als Projektbericht zur Verfügung gestellt.

5. Implementation

Die Implementation der Einzelmodule - gleich ob Anpassungsarbeiten erforderlich sind oder nicht - erfolgt sinnvoll in Form von einzelnen Schritten bestimmter Funktionalitäts-Einheiten, z.B.:

• Auftragsabwicklung (Kunden, Artikel, Auftrag)
• Beschaffung (Lieferanten, Artikel, Einkauf)
• Versand (Kommissionierung, Versand)
• Branchenausprägung

um eine zu große Informationsfülle dem Anwender gegenüber zu vermeiden und im Projekt-Zeitplan „Luft für ein Feintuning“ zu schaffen.

Nach Fertigstellung der Anpassungsarbeiten wird die angepasste Applikation installiert und das Testsystem aktualisiert. Gleichzeitig wird eine Produktivdatenbank zur Pflege der Stammdaten installiert.

6. Schulung

Es folgen - zeitnah an den Einsatz des Produktivsystemes - die vereinbarten Schulungsmaßnahmen, die entweder vor Ort oder im Schulungszentrum durchgeführt werden können. Schulungen der Applikationen werden möglichst projektabhängig und nach Möglichkeit an Testsystemen mit Echtdaten durchgeführt. Administratorenschulungen werden nach Abtimmung zentral durchgeführt.

Nach Aufsetzen des Produktivsystemes empfehlen wir für jeden Bereich ein „training on the job“. Hierbei stehen dem Auftraggeber qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung, die sämtlich umfangreiche Erfahrung mit der Programmbedienung haben. So lassen sich Alltagsprobleme und Berührungsängste erfolgreich bekämpfen.

7. Support und Post-implementation-care

Nach Abschluss der Implementation steht dem Auftraggeber das Projektteam für weitere Anpassungen und „Feintuning“ zur Verfügung.

Der administrative Aufwand für den Routinebetrieb beschränkt sich regelmäßig auf die Pflege der Datenbank sowie bei evtl. Erfordernis das Aufspielen von Zwischenreleases und das damit zusammenhängende Update der Datenbank. Alle anderen Arbeiten können weitgehend automatisiert werden.